Melde- und Aufzeichnungspflichten im Arbeitsschutz

Eine elektronische Archivierung behördenrelevanter Schriftstücke ist möglich, sofern eine unverfälschte und vollständige Übereinstimmung mit dem Original sowie gute Lesbarkeit besteht, die Archivierung systematisch und dauerhaft erfolgt und die gesetzlichen Einsichtsrechte für Betriebsrat, die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer selbst und allenfalls sonstige berechtigte Personen, z.B. Präventivfachkräfte, Sicherheitsvertrauenspersonen, wie auch die Wahrnehmung der Kontrollaufgaben der Arbeitsinspektion ausreichend gewährleistet sind. Eine elektronische Archivierung entspricht dem Einsatz moderner Kommunikationstechnologien und Datenverarbeitungen. 

Je nach Sachfrage oder nach anderen Rechtsmaterien kann der Einzelfall die Vorlage eines Originals erforderlich machen (z.B. komplexe Bauwerkspläne, Nachweis eigenhändiger Unterfertigung). Eine Aufbewahrung (ausschließlich oder zusätzlich) im Original liegt dann im überwiegenden Interesse des Unternehmens an Rechtssicherheit und ausreichender Beweiskraft des Dokuments im Fall eines Verfahrens. Zu empfehlen wäre daher, besonders relevante Schriftstücke jedenfalls im Original aufzubewahren (mit Hinweis im elektronischen Archiv zur Auffindbarkeit und Gewährleistung der Zugangsberechtigung).

Beispiele für Aufzeichnungen

• Arbeitszeitaufzeichnungen resultierend aus:
  • Arbeitszeitgesetz,
  • Arbeitsruhegesetz,
  • Kinder und Jugendlichen Beschäftigungsgesetz - KJBG
  • Krankenanstalten-Arbeitszeitgesetz
  • BäckereiarbeiterInnengesetz 1996
• Sicherheits- und Gesundheitsschutzdokumente (§ 5 ArbeitnehmerInnenschutzgesetz - ASchG und Verordnung über Sicherheits- und Gesundheitsschutzdokumente)
• Unterweisungen (§ 14 ASchG)
• Verzeichnis über Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die der Einwirkung krebserzeugender, erbgutverändernder, fortpflanzungsgefährdender oder biologischer Arbeitsstoffe der Gruppe 3 oder 4 ausgesetzt sind (§ 47 ASchG)
• Aufzeichnungen über Eignungs- oder Folgeuntersuchungen von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer (§ 58 ASchG)
• Verzeichnis über Arbeitnehmer mit Lärmexposition (§ 65 ASchG)
• Verzeichnis über Jugendliche (§ 26 KJBG)
• Anweisungen bei gefährlichen Arbeiten (z.B. bestimmte Bauarbeiten)
• Betriebsanweisungen entsprechend der Arbeitsmittelverordnung
• Aufzeichnungen über Brandschutzübungen
• Aufzeichnungen der Präventivfachkräfte (Arbeitsmedizinerinnen, Arbeitsmediziner und Sicherheitsfachkräfte) über ihre geleistete Einsatzzeit und ihrer Tätigkeiten (§ 84 ASchG)

Beispiele für erforderliche Meldungen an das zuständige Arbeitsinspektorat

Formulare

• Bestellung und Widerruf von verantwortlich Beauftragten (§ 23 Arbeitsinspektionsgesetz 1993),
• Bestellung von Sicherheitsvertrauenspersonen (§ 10 ASchG, § 9 Verordnung über die Sicherheitsvertrauenspersonen),
• beabsichtigte Verwendung von bestimmten Arbeitsstoffen (§ 42 ASchG),
• bestimmte Bauarbeiten (dazu kann die Baustellendatenbank verwendet werden),
• Schwangerschaft von Arbeitnehmerinnen (§ 3 MSchG 1979)
• Beschäftigung von Jugendlichen an aufeinander folgenden Sonntagen im Gastgewerbe (§ 27a KJBG),
• Beschäftigung von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern in außergewöhnlichen Fällen über die zulässigen Arbeitszeit-Höchstgrenzen hinaus (§ 20 AZG),
• Beschäftigung von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern in außergewöhnlichen Fällen während der Wochenendruhe (§ 11 ARG).